Betriebsprüfung in Wien – Ablauf und Vorbereitung

Eine Betriebsprüfung, die mittlerweile offiziell als „Außenprüfung“ bezeichnet wird, kann jedes Wiener Unternehmen treffen, das zur Buchführung oder Aufzeichnung verpflichtet ist. Grundlage ist die Bundesabgabenordnung (BAO), konkret die §§ 143 ff. Ziel der Behörde ist es, sicherzustellen, dass Abgaben vollständig und korrekt erklärt wurden. Wer den Ablauf einer Außenprüfung und die erforderlichen Vorbereitungen kennt, muss sich vor einer eventuellen Prüfung keine Sorgen machen und kann die Situation deutlich gelassener angehen.

Nicht jedes Unternehmen ist von einer Betriebsprüfung betroffen. Das Finanzamt wählt die zu prüfenden Unternehmen nach drei Kriterien aus.

• Bei der Gruppenauswahl erfolgt die Auswahl der zu prüfenden Betriebe computergestützt nach mathematisch-statistischen Verfahren.
• Die Zeitauswahl betrifft Betriebe, deren letzte Prüfung lange zurückliegt.
• Die Einzelauswahl greift hingegen bei konkreten Auffälligkeiten. Ungereimtheiten in Steuererklärungen, Hinweise Dritter oder branchentypische Risiken – etwa in der Gastronomie oder Bauwirtschaft – können ein Auslöser für eine Prüfung sein.

In der Regel werden die letzten drei veranlagten Jahre geprüft. In bestimmten Fällen können jedoch auch weiter zurückliegende, noch nicht verjährte Zeiträume einbezogen werden.

Das Finanzamt kündigt eine Außenprüfung in der Regel mindestens eine Woche im Voraus an, meist telefonisch. Eine Ankündigung per E-Mail ist abgabenrechtlich nicht zulässig. Zu Beginn des Verfahrens weist sich die prüfende Person aus und übergibt dem Unternehmen den Prüfungsauftrag. In diesem sind die zu prüfenden Steuerarten und Zeiträume sowie der genaue Prüfungsbeginn angegeben. Der Prüfungsauftrag gilt als Bescheid.

Die Prüfung findet grundsätzlich im Betrieb statt, kann aber auch in der Kanzlei des steuerlichen Vertreters durchgeführt werden, was in der Praxis oft sinnvoll ist. Während der Prüfung hat die prüfende Person das Recht, Bücher, Belege und Aufzeichnungen einzusehen, den Betrieb zu besichtigen und Auskünfte einzuholen. Werden Bücher elektronisch geführt, sind die Daten in maschinenlesbarer Form – als Text- oder XML-Datei, jedoch nicht als PDF – auf einem Datenträger bereitzustellen.

Den Abschluss bildet die Schlussbesprechung, in der die Prüfungsfeststellungen erörtert werden. Über diese Besprechung ist eine Niederschrift zu erstellen, in der auch abweichende Rechtsansichten des Unternehmens aufgenommen werden sollten. Eine Unterschrift dieser Niederschrift bestätigt lediglich, dass das Gespräch stattgefunden hat, nicht jedoch eine inhaltliche Zustimmung. Unterschiedliche Rechtsansichten und die Darstellung von entlastenden Sachverhalten sollten festgehalten werden. Auf Basis des anschließenden Prüfungsberichts ergehen gegebenenfalls berichtigte Steuerbescheide, die das Unternehmen innerhalb eines Monats anfechten kann.

Um die Betriebsprüfung in Wien reibungslos zu gestalten, ist es sinnvoll, die steuerliche Vertretung bereits bei Ankündigung der Prüfung einzubinden – und nicht erst am Prüfungstag. Unter bestimmten Voraussetzungen macht die Erstellung einer Selbstanzeige, rechtzeitig vor Prüfungsbeginn, Sinn. Im Unternehmen sollte zudem nur eine einzelne Ansprechperson für den Kontakt mit der prüfenden Person benannt werden. Andere Mitarbeitende verweisen bei Fragen an diese Person. Alle relevanten Unterlagen wie Hauptbuch, Journale, Belege, Lohnverrechnungsunterlagen, Verträge und Grundaufzeichnungen (Kalendereinträge, Lieferscheine, Fahrtenbücher) sollten vollständig und geordnet vorliegen. Fehlen Grundaufzeichnungen, kann das Finanzamt die sachliche Richtigkeit der Bücher anzweifeln und eine Schätzung vornehmen.

Ein häufig unterschätzter Punkt ist der folgende: Werden im Zuge der Prüfung Feststellungen (z. B. Nachzahlungen, neue Bemessungsgrundlagen) getroffen, sind diese unbedingt in den Folgejahren umzusetzen. Unterbleibt das, kann bei einer späteren Prüfung leicht der Vorwurf des Vorsatzes entstehen, was finanzstrafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Eine Betriebsprüfung ist kein Grund zur Panik, sondern eine gute Gelegenheit, die eigene Buchführung und Dokumentation zu überprüfen. Die Expert:innen der Treuhand-Union begleiten Wiener Unternehmen durch jede Phase der Außenprüfung: von der ersten Ankündigung über die Schlussbesprechung bis hin zur Beurteilung etwaiger Feststellungen. Mit 25 Kanzleien österreichweit und 71 Steuerberater:innen steht für jede Branche und Unternehmensgröße ein kompetenter Ansprechpartner bereit, der Ihr Unternehmen kennt und schnell erreichbar ist.