GmbH gründen Wien 2026 – Kosten, Ablauf, Steueroptimierung

Wer in Wien ein Unternehmen mit Haftungsbeschränkung aufbauen möchte, entscheidet sich in den meisten Fällen für die GmbH. Seit 2024 ist die Gründung deutlich einfacher als früher. 2026 gibt es zudem einige steuerliche Aspekte, die Wiener Unternehmen kennen sollten. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Kosten, den Ablauf und die wichtigsten Hebel zur Steueroptimierung.

Das Mindeststammkapital beträgt seit dem 1. Januar 2024 nur noch 10.000 Euro. Davon müssen bei der Gründung 5.000 Euro bar auf ein Geschäftskonto eingezahlt werden; die restlichen 5.000 Euro bleiben als Einzahlungsverpflichtung bestehen. Das Stammkapital ist kein verlorenes Geld, sondern steht der Gesellschaft für den laufenden Betrieb zur Verfügung.

Hinzu kommen die eigentlichen Gründungskosten: der Notariatsakt (100 bis 2.500 Euro, abhängig von der Komplexität), die Eintragung ins Firmenbuch beim Handelsgericht Wien (ca. 450 Euro) sowie die Kosten für die Einschaltung von Rechtsanwälten und Steuerberatern (1.000 bis 4.000 Euro). Insgesamt ist ohne Stammkapital mit rund 2.000 bis 6.000 Euro für eine GmbH-Gründung zu rechnen.

Ein Tipp für Sparfüchse: Neugründer:innen sollten die NeuFöG-Bestätigung beim Gründerservice der WKO beantragen. Unter der Voraussetzung, dass in den letzten fünf Jahren keine gleichartige selbstständige Tätigkeit ausgeübt wurde, befreit diese von den Firmenbuchgebühren und weiteren Abgaben. Ein einfacher Schritt, der mehrere hundert Euro spart.

Die Gründung einer GmbH folgt einem klaren Ablauf. Zunächst wird der Gesellschaftsvertrag als Notariatsakt errichtet. Standardvorlagen aus dem Internet reichen hierfür selten aus, da wichtige Regelungen zu Aufgriffsrechten, Gewinnverteilung oder Nachfolge meist fehlen. Anschließend wird das Stammkapital auf ein Konto der Gesellschaft in Gründung eingezahlt und die Bank stellt eine Kapitalbestätigung aus. Die Firmenbuchanmeldung erfolgt beim Handelsgericht Wien. Nach der Eintragung, die in der Regel ein bis zwei Wochen dauert, existiert die GmbH als juristische Person. Anschließend erfolgen die Gewerbeanmeldung und die steuerliche Erfassung beim Finanzamt.

Ein häufig unterschätzter Punkt ist, dass es vor der Eintragung ins Firmenbuch keine Haftungsbeschränkung gibt. Wer im Namen der „GmbH in Gründung“ bereits Verträge abschließt, haftet dafür persönlich und unbeschränkt.

Die GmbH unterliegt der Körperschaftsteuer (KöSt), die seit 2024 23 Prozent des steuerpflichtigen Gewinns beträgt (ab 2027 progressiv max. 24 Prozent). Das ist ein klarer Vorteil gegenüber dem progressiven Einkommensteuertarif, der bis zu 55 Prozent erreichen kann. Auch ohne Gewinn fällt eine Mindest-KöSt von 500 Euro pro Jahr (125 Euro pro Quartal) an.

Werden Gewinne ausgeschüttet, kommt eine Kapitalertragsteuer (KESt) von 27,5 Prozent hinzu. Die Gesamtbelastung bei Vollausschüttung beträgt somit rund 44,2 Prozent. Wer Gewinne im Unternehmen belässt (thesauriert), spart vorerst die zweite Stufe – ein wichtiger Faktor, wenn Investitionen geplant sind.

Für Gesellschafter:innen-Geschäftsführer:innen lohnt es sich, den Bezug zu optimieren. Bei einem wesentlich beteiligten Gesellschafter (mit einer Beteiligung von über 25 Prozent) liegt das steueroptimale Jahresgehalt zwischen 28.000 und 80.000 Euro.

Seit 2024 steht neben der GmbH auch die Flexible Kapitalgesellschaft (FlexCo oder FlexKapG) zur Verfügung. Das Stammkapital beträgt ebenfalls 10.000 Euro, die Mindeststammeinlage startet jedoch bereits bei einem Euro. Weiters gibt es Unternehmenswertanteile ohne Mitspracherecht. Das ist ein Vorteil für Start-ups, die Mitarbeiter:innen am Unternehmen beteiligen wollen. Für klassische Gewerbebetriebe bleibt die GmbH die bewährtere Wahl, denn die Rechtsform ist seit Jahrzehnten erprobt und die Rechtsprechung zu nahezu allen Fragestellungen ist gefestigt.

Die Wahl der Rechtsform, die Gestaltung des Gesellschaftsvertrags und die steuerliche Optimierung legen den Grundstein für den langfristigen Erfolg. Die Expert:innen der Treuhand-Union begleiten Wiener Unternehmer:innen von der Gründung bis zur laufenden Betreuung – mit einem festen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt. Mit 25 Kanzleien österreichweit und 71 Steuerberater:innen bleiben keine Fragen offen – egal, ob Sie als EPU, KMU oder Startup tätig sind.