Arbeitszeitaufzeichnungen: Pflicht, Verantwortung und Risiken bei Nicht-Handeln

Als Arbeitgeber/in sind Sie gemäß § 26 AZG grundsätzlich verpflichtet, die tatsächlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter/innen lückenlos zu dokumentieren – bloße Dienstpläne oder All-in-Vereinbarungen befreien Sie davon nicht. Fehlen korrekte Aufzeichnungen, drohen Verwaltungsstrafen, Schätzungen bei Prüfungen und eine gehemmte Verjährung von Ansprüchen.

Aktuelle Rechtslage

Nach § 26 Abs. 1 AZG müssen Sie als Arbeitgeber/in die geleisteten Arbeitsstunden aller dem AZG unterliegenden Mitarbeiter/innen aufzeichnen – inklusive Beginn, Ende und Lage der Ruhepausen. Diese Verpflichtung dient der Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat und ist verwaltungsstrafrechtlich abgesichert. Wichtig: Auch wenn Sie die Führung der Aufzeichnungen an Mitarbeiter/innen delegieren, bleibt die Verantwortung – und im Fall einer GmbH die persönliche Haftung der Geschäftsführung – bei Ihnen als Arbeitgeber/in.

Auch für All-in-Bezieher/innen entfällt die Aufzeichnungspflicht grundsätzlich NICHT – nur bei tatsächlich hoher Zeitautonomie (z. B. leitende Angestellte im Sinne des AZG) besteht eine Ausnahme von § 26 Abs. 1 AZG. Selbst dann können Aufzeichnungen aber aus anderen Gründen – etwa kollektivvertraglich oder für Lohnabgabenprüfungen (GPLB) – erforderlich sein.

Besonders relevant: Erfasst werden müssen die tatsächlichen „Ist-Zeiten", nicht geplante „Soll-Zeiten" laut Dienstplan. Eine minutengenaue, ungerundete Erfassung ist erforderlich, um die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar zu machen.

Konsequenzen bei Nicht-Handeln

Wer keine oder unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen führt, riskiert:

• • Verwaltungsstrafen nach § 28 Abs. 2 Z. 7 AZG
  • Schätzungsbefugnis der Prüfer/innen bei Lohnabgabenprüfungen (GPLB) – mit dem Risiko empfindlicher Nachzahlungen
  • Eine Geldstrafe wegen Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. c FinStrG
  • Eine Hemmung der Verfallsfristen zu Ihren Lasten: Kann die tatsächliche Arbeitszeit wegen fehlender Aufzeichnungen nicht festgestellt werden, gilt statt kurzer Verfallsfristen die dreijährige Verjährungsfrist nach ABGB – Nachforderungen von Mitarbeiter/innen bleiben also länger durchsetzbar

Zusätzlich gilt: Werden Reisekostenaufzeichnungen als Ersatz für Arbeitszeitaufzeichnungen herangezogen, kann dies bei Prüfungen zu einer Überschätzung der tatsächlichen Arbeitszeit führen – mit entsprechenden Folgen bei AZG-Höchstgrenzen und SV-Nachzahlungen.

Handlungsempfehlungen

• • Prüfen Sie, ob für alle Mitarbeiter/innen eine geeignete Form der Zeiterfassung (händisch, Excel, Stechuhr oder elektronisch) tatsächlich im Einsatz ist
  • Stellen Sie sicher, dass Beginn, Ende und Pausenlage minutengenau und ungerundet erfasst werden – Dienstpläne allein genügen NICHT
  • Kontrollieren Sie delegierte Aufzeichnungen regelmäßig – die Verantwortung bleibt bei Ihnen
  • Klären Sie bei All-in-Vereinbarungen individuell, ob tatsächlich eine Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht vorliegt
  • Lassen Sie Zeitprotokolle monatlich von Mitarbeiter/innen unterschreiben, um spätere Diskussionen zu vermeiden
  • Achten Sie darauf, dass Arbeitszeitaufzeichnungen vor Ort in jeder Betriebsstätte bzw. Filiale einsehbar sind

TIPP: Wir empfehlen, Ihr bestehendes System zur Arbeitszeiterfassung einmal gemeinsam mit uns auf rechtliche Konformität zu prüfen – gerade bei All-in-Vereinbarungen und Homeoffice-Regelungen lohnt sich ein genauer Blick, BEVOR das Arbeitsinspektorat oder eine Lohnabgabenprüfung dies tut.

CALL-TO-ACTION

Arbeitszeitrecht ist komplex und die Verantwortung bleibt letztlich bei Ihnen als Arbeitgeber/in. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Arbeitszeitaufzeichnungen rechtssicher zu gestalten und Risiken frühzeitig zu erkennen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns – wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre individuelle Situation gemeinsam zu besprechen.

Diese Information dient der allgemeinen Orientierung und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Die Rechtslage kann sich ändern. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige TU-Kanzlei.