Seit 1. 4. 2017 sind Registrierkassen durch eine technische Sicherheitseinrichtung (digitale Signatur und Verkettung der Belege) gegen Manipulation zu schützen. 

Grundsätzlich sind zwei Arten von formellen Mängeln zu unterscheiden:

• Nicht erfüllte organisatorischer Vorgaben

Neben der Nichtmeldung oder der Nichtregistrierung der Registrierkasse ist eine fehlende Belegerteilung zu den Verletzungen der organisatorischen Vorgaben zu zählen. Dies ist wichtig, da die Registrierkassen­pflicht nur in Kombination mit der Belegerteilungs­pflicht die vollständige Umsatzerfassung im Barverkaufsbetrieb sicherstellen kann. Denn nur, wenn ein signierter Beleg erteilt wird, ist für jedermann ersichtlich, dass keine spurlose Stornierung mehr erfolgen kann. Der Abbruch von erfassten, aber nicht bis zum Schluss abgewickelten Geschäftsvorfällen wird durch die Kassen tw. bereits als Storno erfasst, andererseits kann eine Überprüfung des Betriebs  durch einen verdeckten Augenschein durch die Finanzpolizei erfolgen. 

In den entsprechenden Datenerfassungsprotokollen (DEP) wie dem  DEP 7 sind also weitere Protokollierungen notwendig, die im sogenannten DEP 131 enthalten sein müssen. Hier wird auch der abgebrochene Geschäftsfall  protokolliert. Fehlen derartige Protokollierungen oder sind abgebrochene Geschäftsfälle überproportional enthalten, wären dies sicher erhöhte Risiken, bei einer Kassen­prüfung. 

Vergessen Sie weiters nicht folgende wiederkehrende vorgeschriebene Maßnahmen:

1. Erstellen und aufbewahren des Monats- und Jahresbelegs (Nullbeleg)
2. Quartalsweise Sicherung des vollständigen Datenerfassungsprotokolls auf einem externen Datenträger. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der BAO mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
3. Dauert der Ausfall der Signaturkarte länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

• Fehlerhafte Belege und Datenerfassungsprotokolle 

Fehlerhafte Belege, die nicht der RKSV entsprechen, also etwa bei Fehlen der Kassenidentifikationsnummer oder der korrekten Uhrzeit oder auch ein nicht nach Steuersätzen getrennter Barzahlungs­betrag, sind mittlerweile sehr selten geworden. Anzumerken ist, dass etwaige aufgedeckte Fehler  vielfach simple Programmier- bzw Einstellungsfehler sind. Leider sind diese Fehler dennoch problematisch, da es dadurch aus Sicht des Unternehmens nicht möglich ist, die Manipulationssicherheit zu beweisen.

Sinnvolle Vorbereitungen

• Der reale Kassenstand muss jederzeit mit dem aufgezeichnetem Stand der elektronischen Kasse überein stimmen.
• Mit der Registrierkasse vertraute Personen sollen als Ansprechp­artner für derartige Prüfungen dienen.
• Diese sollten sowohl darüber Bescheid wissen, wie ein Nullbeleg erzeugt werden kann, als auch darüber, wie DEP 7 und DEP 131 erzeugt werden können. 
• Daneben ist es wichtig, die Verfahrensdokumentation vorbereitet zu haben. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, wie das Handbuch und die Konfigurationsanleitung, sowie Einrichtungsprotokolle und sonstige zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen.
• Wesentlich ist die sogenannte E131-Erklärung des Kassenherstellers, aus der die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit des verwendeten Systems sowie die dafür erforderlichen Maßnahmen hervorgehen müssen. Dabei sollte auch geklärt werden, ob ein abgebrochener Geschäftsfall im DEP 131 erkennbar wäre. 
• Die Belege sollten regelmäßig mit der FinanzOnline-App geprüft werden. 
• Wenn möglich sollte das DEP 7 vorab geprüft werden.

Kontrollieren Sie weiters, ob die Belege alle notwendigen Daten enthalten:

1. Eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmen. 
2. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
3. Den Tag der Belegausstellung
4. Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Dienstleistungen
5. Den Betrag der Barzahlung
6. Kassenidentifikationsnummer
7. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
8. Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
9. Maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)