Um als Unternehmensverantwortlicher rechtzeitig und situationsadäquat zu reagieren, müssen spätestens beim Auftreten folgender Warnhinweise Aktivitäten gesetzt werden:

Personen
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Dominanz der Geschäftsführung durch eine einzige Person (oder eine kleine Gruppe), für die es weder ein wirksames Aufsichtsorgan noch einen Überwachungsausschuss gibt.

Häufiger Wechsel von leitenden Angestellten im Finanz- und Rechnungswesen.

Ungerechtfertigter Druck auf die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung zur Erstellung des Jahresabschlusses oder zur Bereitstellung von Managementinformationen in einem unangemessen kurzen Zeitraum.

Die Vergütung leitender Angestellter basiert in wesentlichen Teilen auf dem finanziellen Unternehmenserfolg.

Keine oder nur unzureichende Funktionstrennung.

Ein Mitarbeiter pflegt einen so aufwendigen Lebensstil, dass dieser offensichtlich nicht durch die bekannten Einkommensquellen finanziert werden kann.

Veränderung des Lebensstils oder der Gewohnheiten von leitenden Angestellten.

Mitarbeiter nehmen selten Urlaub, und wenn, bleibt die Arbeit immer liegen, bis der Mitarbeiter zurückkehrt.

Übermäßige Arbeitsstunden von leitenden Angestellten und/oder mangelnde Delegierung von Aufgaben.

Geschäftliche Betätigung im Wettbewerb zum Dienstherrn in eigenem Namen oder über nahe stehende Dritte.

Anonyme Anzeigen und Hinweise auf Unregelmäßigkeiten.

Projekte
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Vollständige Durchführung von Projekten (von der Anbahnung über die Planung bis
hin zur Abrechnung) in der Zuständigkeit eines Mitarbeiters.

Faktische Monopolstellung des Auftraggebers.

Keine Trennung von technischem bzw. fachlichem und kaufmännischem Bereich (Kontrollinstanz).

Regelungen und Bestimmungen zur Auftragsvergabe, Ausführung und Abrechnung existieren zwar, werden aber, wenn sie überhaupt bekannt sind, tatsächlich nicht befolgt.

Die Leistungsbeschreibung ist durch die Verwendung von Systemvorgaben auf bestimmte Anbieter bzw. Hersteller zugeschnitten.

Die Planung ist lückenhaft und weist daher einen hohen Anteil an Bedarfs- und Eventualpositionen auf.

Die Positionen der Leistungsabrechnung sind nicht oder nicht vollständig nachgewiesen.

Prozesse
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Keine Prüfungen von Zeugnissen und Referenzen im Rahmen der Einstellung neuer Mitarbeiter (sog. Pre-Employment-Screening).

Keine Prüfungen von Geschäftspartnern (Bonität, Seriosität etc.).

Keine Prüfungen der Lieferanten, z. B. auf mögliche Verbindungen zu Mitarbeitern oder leitenden Angestellten des Unternehmens.

Nichtbehebung von bekannten Schwächen im internen Kontrollsystem, obwohl deren Korrekturen augenfällig und kostengünstig wären.

Die Buchhaltung ist nicht auf dem aktuellen Stand, die Bücher sind offensichtlich nicht richtig geführt; z. B. wichtige Abstimmungen werden nicht durchgeführt.

Unterlagen, wie z. B. Verträge, sind nicht auffindbar oder sonstige Informationen sind nicht zu erhalten.

Gewinne
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Ungewöhnliche Transaktionen mit erheblicher Auswirkung auf die Erträge.

Komplexe Transaktionen oder buchhalterische Behandlungen, die solch komplizierter Erklärungen bedürfen, dass sie für die meisten Außenstehenden nicht verständlich sind.

Auffällig gute Zusammenarbeit mit einzelnen Auftragnehmern bzw. Bietern.

Die Auftragsvergabe erfolgt häufig an wenige ortsansässige Auftragnehmer. Unterstützung im Rahmen der Projektplanung durch einen Bieter oder ihm nahe stehende Personen.

Zahlungen an Anwälte, Berater, Agenten und Vermittler, die in Bezug auf die tatsächlich erbrachten Leistungen überhöht scheinen.

Ergebnisse, die nicht den in der Branche Üblichen entsprechen.

Geheimhaltung hinsichtlich eines bestimmten Kunden oder Projekts durch einen Mitarbeiter.

Der Kunde will nur von einem bestimmten Mitarbeiter betreut werden.

Erfordernis des Ausweises höherer Umsätze oder Gewinne zur Stützung des Kurses der eigenen Aktien des Unternehmens auf Grund eines möglichen Emissionsangebotes, einer Übernahme oder aus einem anderen Grund.