Mit der Anpassung des § 132a Bundesabgabenordnung (BAO) wird die elektronische Belegerteilung praxisnah flexibilisiert. Bisher musste ein elektronischer Beleg unmittelbar bei der Barzahlung erstellt, signiert und für den Zugriff des Kunden bereitgestellt werden. Künftig genügt es, wenn Sie den elektronischen Beleg entweder direkt in den Verfügungsbereich des Kunden übermitteln (etwa per E-Mail oder App) oder dem Kunden die Möglichkeit einräumen, den Beleg direkt vor Ort auszulesen – beispielsweise über ein kundenbezogenes Display via QR-Code oder Bildschirmanzeige. Die Zurverfügungstellung bleibt eine BRINGSCHULD des Unternehmers. Der Beleg muss dabei ohne Ortswechsel und ausreichend lange auf einem dem Kunden zugewandten Bildschirm angezeigt werden. Die gewählte Art der Belegerteilung muss zwingend im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden.

Die Flexibilisierung birgt jedoch Rechtsrisiken: Sowohl Kunden als auch Organe der Abgabenbehörde (Finanzpolizei/Betriebsprüfung) haben weiterhin das uneingeschränkte Recht, einen Papierbeleg einzufordern. Dieses Verlangen kann unmittelbar beim Bezahlvorgang, aber auch NACHTRÄGLICH bis zum jeweiligen Geschäftsschluss desselben Tages geäußert werden (unter Angabe von Betrag, Uhrzeit und Bezeichnung).

Sollte Ihr System nicht in der Lage sein, nach einer digitalen Anzeige bei Bedarf doch noch einen Papierbeleg auszudrucken oder die Art der Belegerteilung ordnungsgemäß zu dokumentieren, drohen im Rahmen von Abgabenprüfungen Beanstandungen der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung sowie finanzstrafrechtliche KONSEQUENZEN.

Um die neuen Vorgaben fristgerecht und rechtssicher umzusetzen, empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

• • Prüfen Sie mit Ihrem Kassenhersteller oder Softwareanbieter, ob Ihr Registrierkassensystem die Anforderungen für die digitale Anzeige (kundenrelevanter Bildschirm/QR-Code) erfüllt.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Registrierkasse die gewählte Art der Belegerteilung im System automatisch und lückenlos dokumentiert.
  • Gewährleisten Sie technisch und organisatorisch, dass auch nach einer digitalen Belegerteilung bis zum jeweiligen Tagesgeschäftsschluss jederzeit ein nachträglicher Papierausdruck für den Kunden oder ein Organ der Abgabenbehörde erstellt werden kann.
  • Schulung Ihres Kassen- und Verkaufspersonals hinsichtlich der neuen Wahlrechte der Kunden und der Belegnachforderung bis Geschäftsschluss.

STICHTAG: 1. Oktober 2026

TIPP: Überprüfen Sie bereits jetzt gemeinsam mit Ihrem Kassenanbieter die technische Machbarkeit der Belegerteilungsdokumentation sowie den Beleg-Nachtragsdruck. Wir unterstützen Sie gerne bei der rechtlichen Überprüfung Ihrer Kassensystem-Prozesse.