WAS DARF DER BETRIEBSPRÜFER EIGENTLICH ?

Betriebsprüfungen sind für Sie als Klient, als auch für uns als Steuerberater eine Herausforderung. In den letzten Jahren hat sich die Tonart und auch die Vorgehensweise mancher Betriebsprüfer verschärft und daher ist es auch für Sie als Unternehmer wichtig zu wissen wie weit ein Betriebsprüfer gehen darf. Aus diesem Grund hat auch die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder einen Leitfaden erstellt. Wir möchten Ihnen in der Folge einige Bereiche näher erläutern:

Ankündigung einer Betriebsprüfung (BP)

In welcher Form hat die Ankündigung einer Betriebsprüfung zu erfolgen?

Ab der Ankündigung einer BP ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nur noch bei Entrichtung von Abgabenerhöhungen von bis zu 30 % möglich. Daher kommt der Ankündigung eine erhebliche Bedeutung zu. Der Gesetzeswortlaut besagt, dass eine BP eine Woche vorher anzukündigen ist. Es ist allerdings nicht festgelegt, ob die Ankündigung beim Abgabepflichtigen oder beim steuerlichen Vertreter zu erfolgen hat. Bei schriftlicher Ankündigung und bestehender Zustellbevollmächtigung ist die Ankündigung erst wirksam, wenn sie dem steuerlichen Vertreter zukommt.

Wenn sie den Prüfungsauftrag selbst entgegennehmen und unterschreiben, kann die Abgabenbehörde davon ausgehen, dass Sie die Zustellungsvollmacht für das BP-Verfahren relativieren und somit die Ankündigung rechtswirksam ist und die Prüfung beginnt.

Wir bitten Sie daher bereits bei telefonischer Ankündigung einer Betriebsprüfung den Prüfer umgehend an uns zu verweisen und auf die aufrechte Zustell- und Vertretungsvollmacht hinzuweisen!

Hat die Betriebsprüfung mit der Ankündigung bereits begonnen? Wie lange kann man noch eine Selbstanzeige machen?

Bei vorsätzlich begangenen Finanzvergehen muss eine strafbefreiende Selbstanzeige anlässlich einer BP (oder auch Nachschau) spätestens bei Beginn der Amtshandlung erstattet werden. Dies gilt jedoch nur für Abgabenansprüche, die auch vom Prüfungsauftrag erfasst sind (Abgabenart und Abgabenzeitraum). Für andere Abgabenarten und –zeiträume gilt die Sperrwirkung somit nicht.

Eine BP beginnt noch nicht mit ihrer Ankündigung. Eine BP beginnt erst dann, wenn sowohl der Prüfungsauftrag zugestellt als auch die erste Prüfungshandlung gesetzt wurde. Die erste Amtshandlung wird hierbei in der Regel die Anforderung von Unterlagen sein. Eine Selbstanzeige ist daher jedenfalls noch zulässig, wenn lediglich eine Anforderung von Unterlagen (etwa telefonisch oder per E-Mail) erfolgte, jedoch der Prüfungsauftrag noch nicht zugestellt bzw. persönlich übergeben wurde.

In besonderen Fällen kann auch eine Selbstanzeige nach Beginn einer BP strafbefreiende oder zumindest strafmindernde Wirkung haben.

Kann eine Prüfung auch unangekündigt stattfinden?

Eine Ankündigung kann nur unterbleiben, wenn dadurch der Prüfzweck vereitelt werden würde. Dies ist nur dann der Fall wenn konkrete Hinweise Aufgrund einer Anzeige bestehen, dass Buchhaltungsunterlagen oder sonstige Beweismittel manipuliert oder beiseite geschafft werden sollen.

Tritt ein Prüfer bei Ihnen unangekündigt auf und möchte mit der Prüfung ohne weitere Begründung sofort beginnen, sollten Sie dem Prüfer keine Unterlagen übergeben und auf die Ankündigungsfrist von mindestens einer Woche verweisen.

Besteht ein Anspruch auf Verschiebung des Prüfungsbeginns?

Der Prüfer hat auf berücksichtigungswürdige Gründe bezüglich einer Verschiebung des Prüfungsbeginns Rücksicht zu nehmen.

Derartige berücksichtigungswürdige interne Gründe sind gegeben, wenn für die Prüfungsdurchführung erforderliche Personen (Mitarbeiter des Rechnungswesens beim Klienten, der Abgabepflichtige selbst oder der steuerliche Vertreter) urlaubsbedingt oder krankheitsbedingt nicht anwesend sind. Auch vorbereitungsbedingte Verzögerungen (Bereitstellen umfangreicherer Unterlagen, Programmierung von Leseberechtigungen für den Prüfer, Erstellung von Gruppenorganigrammen) oder organisatorische Gründe sind zu berücksichtigen; so sind saisonal bedingte Spitzenauslastungen, etwa die Hochsaison in Tourismusbetrieben oder Auslastungen aufgrund von Bilanzierungsarbeiten berücksichtigungswürdige Gründe.

Die Grenze wird sicherlich dort zu ziehen sein, wo die begründete Vermutung naheliegt, dass die durch die Verschiebung gewonnene Zeit der Sanierung von Mängeln dienen soll.

Prüfungsauftrag, Gegenzeichnung und Entscheidung über eine etwaige Selbstanzeige

Für welche Zeiträume darf eine Nachschau/Betriebsprüfung angesetzt werden?

Standardmäßig werden BPs für die letzten drei veranlagten bzw. erklärten Abgabenzeiträume angesetzt; im Bedarfsfall werden die Prüfungszeiträume maximal auf alle noch nicht verjährten Zeiträume ausgeweitet.

Die Nachschau dient der Überprüfung bestimmter abgabenrechtlich bedeutsamer Sachverhalte, die ein Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Gebäuden und Betrieben sowie die Einsichtnahme in Bücher, Aufzeichnungen und sonstige für die Abgabenerhebung maßgebliche Unterlagen erforderlich machen.

Die Nachschau dient eher der äußerlichen Kontrolle. Die zu erforschenden Sachverhalte sind etwa, ob Anlagegüter, für die eine AfA geltend gemacht wird, tatsächlich vorhanden sind; das Ausmaß der beruflichen oder privaten Nutzung einer Wohnung oder die Nutzungsdauer einer Maschine.

Ist es zulässig, dass ein Prüfer den Prüfungsauftrag per E-Mail sendet bzw persönlich an der Empfangsstelle des Abgabepflichtigen ohne weitere Rücksprache abgibt und wieder geht?

Der zu Beginn einer BP zwingend vorzuweisende Prüfungsauftrag muss schriftlich ergehen und stellt einen Bescheid dar. Der Prüfungsauftrag ist „vorzuweisen“, also persönlich vom prüfenden Organ zu übergeben. Wurde von Ihnen ein steuerlicher Vertreter bestellt muss der Prüfungsauftrag Ihrem bevollmächtigten Vertreter vorgewiesen werden. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie auch noch die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige, andernfalls könnten Sie durch gesetzeswidrige Amtshandlungen der Abgabenbehörde um Ihr Recht auf Erstattung einer strafbefreienden Selbstanzeige gebracht werden.

Die Übermittlung eines Prüfungsauftrags an Sie per E-Mail kann keine Rechtswirkungen entfalten, da E-Mails weder dem gesetzlichen Erfordernis des „Vorweisens“ entsprechen, noch eine zulässige Zustellungsart nach den allgemeinen Abgabenverfahrensvorschriften darstellen. Ein per E-Mail zugestellter Prüfungsauftrag wäre daher nichtig; ebenso wie die Übermittlung in einer anderen gesetzlich nicht vorgesehenen Form.

TU-EMPFEHLUNG:

Bitte kontaktieren Sie uns sofort wenn ein Betriebsprüfer unangemeldet vor Ihrer Türe steht, Sie eine Nachricht von der Finanzverwaltung über eine bevorstehende BP per Telefon, Mail oder Fax bekommen und unterschreiben Sie den Prüfungsauftrag nur im Beisein Ihres Steuerberaters. Ihr Treuhand-Union Berater stehen Ihnen im Fall einer BP mit Rat und Tat zur Seite!