Vorlagepflichtige Unterlagen und Aussagen von Zeugen und Auskunftspersonen 

Besteht eine Verpflichtung, Originalunterlagen an die Abgabenbehörde herauszugeben, oder ist es ausreichend wenn eine Einsichtnahme zugelassen wird? Sind übergebene Originalunterlagen seitens der Behörde wieder herauszugeben? Was passiert mit elektronischen Datenträgern, die dem Prüfer übergeben wurden?

Nach dem Gesetz ist die Einsichtnahme in Bücher und Aufzeichnungen auf Verlangen des Abgabepflichtigen tunlichst in zur Verfügung gestellten Räumen vorzunehmen. Es besteht daher keine Verpflichtung, Originalunterlagen an die Abgabenbehörde herauszugeben. Auch in der digitalen Welt besteht keine Verpflichtung Originalunterlagen herauszugeben. Darunter versteht man zum Beispiel die Zurverfügungstellung von Leserechten für Datenbanken oder für Systemprogramme. Es muss nur die dauerhafte Wiedergabe der digitalen Daten von einem Datenträger gewährleistet sein. 

Praktisch hat sich die Zurverfügungstellung auf digitalen Datenträgern vielfach durchgesetzt. Die Originalunterlagen müssen an den Abgabepflichtigen wieder zurückgestellt werden.

Kann die Vorlage von Unterlagen gegenüber der BP verweigert werden, wenn diese bereits in einer parallel geführten GPLA vorgelegt wurden oder einer anderen Abgabenbehörde übermittelt wurden?

Liegen Unterlagen bereits im Verfügungsbereich der Finanzverwaltung, müssen diese nicht noch einmal übermittelt werden. Die in einem Verfahren offengelegten Unterlagen gelten auch gegenüber den anderen zuständigen Behörden als offengelegt; allerdings kann die Nichtvorlage von Unterlagen Verdachtsmomente erzeugen.  

Dürfen Unterlagen betreffend Zeiträume verlangt werden, die bereits geprüft wurden?

Grundsätzlich gilt ein "Wiederholungsprüfungsverbot". Zu Einzelsachverhalten dürfen aber auch noch Unterlagen angefordert werden, die bereits geprüfte Zeiträume betreffen. Dies kann entweder im Zuge eines Auskunftsersuchens nach § 143 BAO erfolgen, das einem "Wiederholungsprüfungsverbot" nicht entgegensteht, oder jahresübergreifende Sachverhalte betreffen, die auch in den aktuellen Betriebsprüfungszeitraum hineinreichen und somit vom aktuellen Prüfungsauftrag gedeckt sind. 

TU-Hinweis:

Bitte bewahren Sie Ihre Unterlagen auch nach abgeschlossener Betriebsprüfung sorgsam auf, damit Sie diese - falls notwendig - vorweisen können.

Inwieweit muss der Prüfer auf Ressourcenengpässe beim Klienten Rücksicht, bezüglich Fristsetzung/-verlängerung bei angeforderten Unterlagen, nehmen? 

Wie schon bei Beginn der Betriebsprüfung muss der Betriebsprüfer auch bei Durchführung der Betriebsprüfung auf persönliche und geschäftliche Umstände der Geprüften Rücksicht nehmen. Berücksichtigungswürdige Gründe sind die Abwesenheit von erforderlichen Personen (zB Urlaub, Krankenstand) oder vorbereitungsbedingte Verzögerungen (zB Bereitstellen umfangreicher Unterlagen) sowie organisatorische und auch branchenbedingte Gründe (zB saisonal bedingte Spitzenauslastungen). 

TU-Hinweis:

Geben Sie uns rechtzeitig Bescheid, wenn Sie oder andere in die Betriebsprüfung involvierte Personen auf Urlaub oder krank sind oder wenn Sie mehr Zeit für die Vorbereitung der Unterlagen benötigen, damit wir uns rechtzeitig mit dem Betriebsprüfer in Verbindung setzen können.

Auswahl des Ortes zur physischen Durchführung der Prüfung 

Darf man darauf bestehen, dass der Prüfer in der Kanzlei des steuerlichen Vertreters und nicht direkt im Unternehmen prüft? 

Die Betriebsprüfer werden dazu angehalten, die Prüfung in den Betriebsräumlichkeiten des Abgabepflichtigen durchführen. Nur wenn dies nicht zweckmäßig, nicht möglich oder nicht zumutbar ist soll die Prüfung in den Räumlichkeiten des steuerlichen Vertreters durchgeführt werden. Dies ist gesetzlich nicht verankert. Es besteht zwar der Anspruch, die Betriebsräumlichkeiten zu besichtigen und dem Betriebsprüfer ist zur Durchführung der Amtshandlungen ein geeigneter Raum zur Verfügung zu stellen; allerdings besteht kein Anspruch auf Durchsicht der übergebenen Unterlagen in den Betriebsräumlichkeiten des Abgabepflichtigen. Dem Anspruch auf einen geeigneten Raum kann auch die Bereitstellung eines Besprechungszimmers beim steuerlichen Vertreter entsprochen werden. 

TU-Hinweis:

Bitte besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater gleich bei der Ankündigung der Betriebsprüfung ob Sie einen geeigneten Raum haben, den Sie dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen können oder ob die Durchsicht der Unterlagen wenn möglich in den Kanzleiräumlichkeiten stattfinden soll.

Welche örtliche Ausstattung muss dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden? Ist der Prüfer zu verpflegen?

Der Abgabepflichtige muss dem Betriebsprüfer einen Raum für die Durchführung der Außenprüfung zur Verfügung stellen. Dies sollte ein Büroraum mit Schreibtisch, Stromversorgung und Heizung, in dem ein längeres Arbeiten zumutbar ist, sein. Eine Verpflichtung den Prüfer zu verpflegen besteht nicht, dies könnte im größeren Maße sogar unzulässig sein. Ein kleiner Imbiss im Rahmen der Schlussbesprechung ist in der Regel in Ordnung.

Kommunikation mit dem Betriebsprüfer 

Entstehen Nachteile, wenn man dem Prüfer angeforderte Unterlagen per E-Mail schickt?

E-Mails in denen Rechte geltend gemacht werden oder Pflichten erfüllt werden, entfalten grundsätzlich keine Wirkung. Das heißt, die Abgabenbehörde braucht sie nicht zu beachten und auch nicht zu beantworten.

In E-Mails vorgebrachte Beweismittel sind jedoch zu berücksichtigen. 

Hat der Prüfer das Recht, Informationen unmittelbar vom Abgabepflichtigen selbst einzuholen, oder kann der steuerliche Vertreter zwischengeschaltet werden? 

Jeder Abgabepflichtige kann sich, sofern nicht seine persönliche Befragung ausdrücklich gefordert wird, vertreten lassen. In der Praxis wird er aufgrund der Vertretungs- und Zustellvollmacht regelmäßig auch im Betriebsprüfungsverfahren von seinem Steuerberater vertreten und sämtliche behördlichen Erledigungen müssen an den Parteienvertreter ergehen. Der Betriebsprüfer wird daher vorwiegend vom (steuerlichen) Vertreter die notwendigen Informationen einholen. 

Die Abgabenbehörde kann sich nur dann direkt an den Abgabepflichtigen wenden, wenn bestimmte Fragen wegen besonderer Vertrautheit mit dem Sachverhalt nur vom Abgabepflichtigen beantwortet werden können. In einem solchen Fall darf jedoch der berufsmäßige Parteienvertreter keinesfalls von der Befragung ausgeschlossen werden. 

TU-Hinweis:

Falls sich der Betriebsprüfer direkt an Sie wendet, können Sie es ablehnen Auskünfte, ohne Rücksprache mit Ihrem steuerlichen Vertreter, zu geben. Kontaktieren Sie uns in so einem Fall sofort, damit wir gemeinsam die weitere Vorgehensweise besprechen können.

Hat der Prüfer einen Anspruch, jederzeit Mitarbeiter des Abgabepflichtigen ohne Anwesenheit des steuerlichen Vertreters zu befragen? 

Im Allgemeinen ist zunächst – also bevor Mitarbeiter als Auskunftspersonen befragt werden – der Abgabepflichtige zu befragen. Falls die Befragungen des Abgabepflichtigen selbst nicht zum Ziel führen oder keinen Erfolg versprechen, sind Dritte zu befragen.

Die Auskunftspflicht trifft jeden, weshalb es dem Prüfer grundsätzlich zusteht, auch Mitarbeiter des Unternehmens zu befragen. Mitarbeiter können sich bei einer Einvernahme entschlagen, das heißt die Aussage verweigern, und sie können ebenfalls die Anwesenheit des steuerlichen Vertreters fordern.

Abgabenrelevante Informationen, die vom Prüfer in inoffiziellen Gesprächen erlangt werden, unterliegen keinem Beweisverwertungsverbot und können im Abgabenverfahren daher auch gegen den Abgabepflichtigen verwendet werden. Allerdings ist der Prüfer verpflichtet, genau zu dokumentieren, unter welchen Umständen er zu den jeweiligen Informationen gelangt ist. Darüber hinaus muss der Prüfer das Gespräch in einem Aktenvermerk festhalten. 

TU-Hinweis:

Um inoffiziellen Informationskanälen zwischen Prüfern und Mitarbeitern vorzubeugen, sollten wir Ihre Mitarbeiter vor Beginn einer Betriebsprüfung über ihre Rechte informieren und sie dazu anhalten, den Prüfer höflich an die verantwortliche Stelle (Steuerberater) zu verweisen.

Sind verdeckte Ermittlungen zulässig? 

Stellt diese Vorgehensweise ein geplantes Handeln des Prüfers dar, werden regelmäßig schwere Verstöße gegen Verfahrensvorschriften vorliegen. 

Wahrnehmungen, die ein Prüfer in seiner Freizeit macht und verwertet, sind grundsätzlich nicht rechtswidrig, wenn diese ordnungsgemäß dokumentiert und Ihnen zugänglich gemacht werden. Unangekündigte Beobachtungen in öffentlich zugänglichen Betriebsbereichen sind ebenfalls nicht unzulässig. 

Wenn ein Prüfers als „Agent Provocateur“ auftritt, um beim Abgabepflichtigen kriminelle Energien hervorzurufen, ist die Grenze zur Rechtswidrigkeit überschritten.

Darüber hinaus unterliegen aus verdeckten Ermittlungen resultierende Beweise, selbst wenn sie fundamentale Rechte des Abgabepflichtigen und Pflichten der Abgabenbehörden zu Einvernahmen verletzen, grundsätzlich keinem abgabenverfahrensrechtlichen Beweisverwertungsverbot; ein solches ist in Abgabensachen nur auf absolute Ausnahmefälle beschränkt.