Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen (SEG): Neue Dokumentationspflichten

Steuerfreie SEG-Zulagen stehen im Fokus von Lohnabgabenprüfungen. Die aktualisierten Lohnsteuerrichtlinien geben nun erstmals konkret vor, welche Unterlagen zum Nachweis der Steuerfreiheit geeignet sind. Dazu zählen die Bezeichnung des Arbeitsplatzes und der Funktion, eine Beschreibung der Arbeitsumgebung und Tätigkeit, eine Fotodokumentation der Belastungen sowie Aufzeichnungen über den zeitlichen Umfang belastender Tätigkeiten. Im Prüfungsfall trägt der Arbeitgeber die Nachweislast.

Neu: Für Schmutzzulagen gibt es jetzt einen klaren Berechnungsrahmen. Als Ausgangspunkt gelten monatlich:

€ 10 Sachmehraufwand Reinigung Arbeitskleidung, € 20 Sachmehraufwand Körperpflege, € 60 Zeitmehraufwand Reinigung Arbeitskleidung und € 60 Zeitmehraufwand Reinigung Körper. Bis zu einem Monatsbetrag von € 200 wird eine Schmutzzulage im Regelfall steuerfrei anerkannt. Wer höhere Beträge geltend macht, braucht entsprechende Belege.

TIPP: Erstellen und aktualisieren Sie jetzt die erforderliche Dokumentation für SEG-Zulagen. Wir unterstützen Sie dabei, die Unterlagen prüfungssicher aufzubereiten.

Sachbezug für Spezialfahrzeuge: Neue Klarstellungen

Für Spezialfahrzeuge (z.B. Montagefahrzeuge mit fest eingebauter Werkbank, Berufschauffeure mit Privatnutzungsverbot) fällt kein Sachbezug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte an. Neu ab 2026: Auch Kastenwägen und Pritschenwägen, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und nicht der NoVA unterliegen, sind ausgenommen. Voraussetzung ist stets, dass die Einbauten fest verbaut sind – leicht entfernbare Einbauten genügen nicht. Ein lückenloses Fahrtenbuch bleibt unerlässlich.

Spontane Nachschau der Finanzpolizei: So verhalten Sie sich richtig

Erscheint die Finanzpolizei unangekündigt beim Steuerberater, gelten klare rechtliche Grenzen. Eine Nachschau (§ 144 BAO) ist beim Steuerberater grundsätzlich unzulässig, da dieser in der Regel nicht der Personengruppe angehört, bei der sie stattfinden darf. Darüber hinaus unterliegt der Steuerberater der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 80 WTBG), die auch während einer Nachschau gilt. Ohne ausdrückliche Entbindung durch den Mandanten darf der Steuerberater keinerlei Auskünfte erteilen.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, noch während der Nachschau – vor Offenlegung jeglicher Unterlagen – Kontakt mit der Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen aufzunehmen.