Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeits- und Ordinationsräume im Wohnungsverband

Arbeitsräume eines Arztes oder z.B. eines Psychologen sind dann in einem so genannten Wohnungsverband gelegen, wenn diese Räume mit den privat genutzten Räumen einen gemeinsamen Wohnungseingang (oder bei einem Einfamilienhaus einen gemeinsamen Hauseingang) haben.

Die Finanz unterscheidet hier Vorschriften für Ordinations- und Therapieräume einerseits und Arbeitszimmer andererseits.

Arbeitszimmer zu Hause
Aufwendungen für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sind nur dann steuerlich verwertbar, wenn
- das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit des Arztes umfasst
- ein beruflich verwendetes Arbeitszimmer nach der Art der Tätigkeit des Steuerpflichtigen unbedingt notwendig ist und
- der zum Arbeitszimmer bestimmte Raum tatsächlich ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird.

Die Raumkosten eines Arbeitszimmers zu Hause neben der Ordination sind daher auch dann nicht steuerlich verwertbar, wenn darin z.B. die Korrespondenz für die Praxis erledigt wird.

Ordinations- und Therapieräume
Nicht unter den Begriff Arbeitszimmer fallen im Wohnungsverband gelegene Räume, die auf Grund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung entsprechend der Verkehrsauffassung von vornherein der Betriebs- bzw. Berufssphäre des Steuerpflichtigen zuzuordnen sind, wie z.B. Ordinations- und Therapieräumlichkeiten, die auf Grund ihrer Ausstattung typischerweise eine Nutzung im Rahmen der privaten Lebensführung ausschließen (z.B. Ordination eines praktischen Arztes, eines Zahnarztes).

Für Ordinations- bzw. Therapieräumlichkeiten eines Facharztes für Psychiatrie oder eines Logopäden gilt diese Regelung allerdings nicht, wenn die Räume sich von den zur privaten Lebensführung dienenden Räumen nicht wesentlich unterscheiden. Hier sind die strengeren Kriterien wie für das Arbeitszimmer relevant.
Stand: 11. Mai 2010

Zuschuss des Arbeitgebers für Kinderbetreuung

Arbeitgeber können Arbeitnehmern einen Zuschuss für die Kinderbetreuung gewähren, der steuerfrei behandelt wird.

Als begünstigt gilt ein Kind, wenn dem Arbeitnehmer selbst der Kinderabsetzbetrag zusteht und das Kind zu Beginn des Kalenderjahres das 10. Lebensjahr noch nicht vollendet hat.
Wird das Kind zum Beispiel im Februar 2010 zehn Jahre alt, ist ein Kinderbetreuungszuschuss bis zu € 500,00 auch dann steuerfrei, wenn dieser erst im Dezember 2010 geleistet wird. Kinderbetreuungszuschüsse an freie Dienstnehmer sind nicht steuerbefreit.

Pro begünstigtem Kind ist höchstens ein Zuschuss von € 500,00 jährlich steuerfrei.

Der Zuschuss ist entweder direkt an eine institutionelle Kinderbetreuungseinrichtung oder an eine pädagogisch qualifizierte Person zu leisten. Auch entsprechende Gutscheine sind möglich. Wird der Zuschuss direkt an den Arbeitnehmer in Geld ausgezahlt, liegt immer steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Die Steuerfreiheit liegt nur dann vor, wenn der Arbeitgeber allen Arbeitnehmern oder Gruppen von Arbeitnehmern, für die ein Zuschuss steuerfrei gewährt werden kann, diesen Vorteil einräumt.

Beispiele für so eine Gruppe wären: "Alle Mitarbeiterinnen der Ordination mit Kindern bis zum 6. Lebensjahr". Das Gruppenmerkmal ist nicht erfüllt, wenn nur bestimmte Personen, leitende Angestellte oder Alleinerzieher den Zuschuss erhalten.

Der Arbeitnehmer hat beim Arbeitgeber mittels Formular L35 eine schriftliche Erklärung abzugeben, wo er unter anderem bestätigt, dass der Kinderabsetzbetrag zusteht und dass gleichzeitig von keinem anderen Arbeitgeber ein Zuschuss geleistet wird.
Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber den Wegfall der Voraussetzungen innerhalb eines Monats zu melden.

Wird der Zuschuss für Kindbetreuungskosten ganz oder teilweise an Stelle des bisher gezahlten steuerpflichtigen Arbeitslohns oder der Lohnerhöhungen, auf die jeweils ein arbeitsrechtlicher Anspruch besteht, geleistet, kann dieser nicht steuerfrei ausgezahlt werden.
Stand: 11. Mai 2010

Der erste Eindruck - Der Empfangsbereich der Ordination

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Ihr Patient muss sich im Idealfall wohl fühlen. Sympathische Ordinationsmitarbeiter und ein netter Empfang sorgen für einen positiven Einstieg.

Anfahrt
Es beginnt bereits bei der Anfahrt: Neue Patienten profitieren von einem detaillierten Lageplan, den sie bereits bei der Terminvereinbarung von Ihnen erhalten oder sich auf Ihrer Homepage ansehen können. Ein gut sichtbares Schild im Design der Ordination erleichtert die Suche. Zeit und Stress spart sich Ihr Patient, wenn Sie ihm reservierte Parkplätze anbieten.

Wartezeiten
Wartezeiten sollen vermieden oder möglichst kurz gehalten werden. Falls diese unvermeidbar sind, dann sollten Sie Ihren Patienten einen bequemen Platz und Zeitschriften anbieten. Achten Sie bei Zeitungen und Zeitschriften auf die Aktualität, denn veraltete Ausgaben wirken unprofessionell.
Aufwändiger wäre schon ein Fernseher an der Wand, wo gerade das Programm eines Nachrichtensenders zu sehen ist. Im Wartebereich sollten Sie auch Visitenkarten auflegen, so machen Sie Weiterempfehlungen einfacher. Ein Faltblatt oder ein Plakat mit Fotos und Namen aller Ordinationsmitarbeiter im Überblick macht sich auch gut. Patienten, die zum ersten Mal bei Ihnen sind, können sich somit gleich ein Bild von ihrem Ansprechpartner machen.

Raumklima
Klimatisierung oder ein Luftbefeuchter verschaffen das richtige Raumklima. Unangenehme Gerüche, etwa von warmen Mahlzeiten der Mitarbeiter, müssen unbedingt vermieden werden. Hier helfen häufiges Lüften, Pflanzen oder Duftkerzen.

Vertrauliche Informationen
Ihre Patienten gehen selbstverständlich davon aus, dass alle ihre Informationen vertraulich behandelt werden. Achten Sie bitte darauf, dass Ihre Kunden schon im Empfangsbereich nicht das Gefühl bekommen, dass mit ihren Daten sorglos umgegangen wird. Dies würde durch herumliegende Patientenakten oder Ausdrucke beim Drucker neben dem Wartebereich signalisiert werden.

Freundlichkeit
Ein wichtiges Aushängeschild eines Unternehmens sind die Ordinationsmitarbeiter.
Eine freundliche Begrüßung mit einem Lächeln auf den Lippen ist ein guter Einstieg.
Stand: 11. Mai 2010