Computerunterstütztes Fahrtenbuch - KASSABUCH
Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei gilt nur dann als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Werden die Daten einem Kalender entnommen, dann stellt dieser die Grundaufzeichnung dar und darf nicht vernichtet werden.
IN ERWEITERETER AUSLEGUNG GELTEN DIESE GRUNDSÄTZE AUCH FÜR DIE FÜHRUNG DES KASSABUCHES.
Die österreichische Rechtsansicht zur Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern deckt sich mit der deutschen Rechtssprechung.
An einen derartigen Nachweis der Fahrtkosten sind somit folgende Anforderungen zu stellen:
• Beinhaltung aller beruflichen und privaten Fahrten,
• fortlaufende und übersichtliche Führung,
• zweifelsfreie und klare Angebe von Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck jeder einzelnen Fahrt.
An der deutschen Rechtssprechung ist auffällig, dass sie von Misstrauen in Aufzeichnungen von Steuerpflichtigen zeugen: So sind einerseits - selbst zeitnah geführte EDV-unterstützte Fahrtenbücher "suspekt", wenn nachträgliche Veränderungen ohne entsprechende Dokumentation vorgenommen werden können bzw. - wie es das Finanzgericht ausdrückte - "Manipulationen" (etwa bei "Excel") leicht möglich sind, andererseits wurde bei handschriftlichen Aufzeichnungen die zeitverzögerte Erstellung bemängelt. Zusammengefasst sind in den BFH-Urteilen in diesem Zusammenhang insbesondere folgende Aspekte von Relevanz:
• Hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit;
• Möglichkeit der Überprüfbarkeit auf materielle Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand;
• Erfordernis zeitnah geführter Aufzeichnungen;
• Führung in geschlossener Form;
• Keine Möglichkeit nachträglicher Manipulationen.
Man könnte meinen, der BFH möchte auch im EDV-Zeitalter auf Block und Kugelschreiber nicht verzichten. Dem ist insofern zuzustimmen, als sich Abgabepflichtige häufig Aufzeichnungsmethoden bedienen, die nachträgliche Veränderungen oder Manipulationen erleichtern. Den Ausführungen des BFH ist im Umkehrschluss aber zu entnehmen, dass elektronisch geführte Fahrtenbücher wohl jedenfalls dann anzuerkennen sind, wenn sie die vom BFH genannten Kriterien erfüllen: D. h. sie müssen nachträglich Manipulationen weitgehend ausschließen (abgesehen vielleicht von Fehlerkorrekturen, die aber als solche verzeichnet sein müssen) und sie müssen gewährleisten, dass nachvollzogen werden kann, wann die Aufzeichnungen erfolgt sind. Sind diese Kriterien erfüllt, so müsste den elektronisch geführten Fahrtenbüchern eine umso größere Beweiskraft zukommen, da sie anders als die händisch geführten Fahrtenbücher Manipulationen nahezu gänzlich ausschließen. Jene Aufzeichnungen, die diesen Kriterien nicht entsprechen, sind hingegen grundsätzlich als unzureichend abzulehnen.
EIN MIT EXCEL GEFÜHRTES KASSABUCH ENTSPRICHT DAHER NICHT EINER ORDNUNGSMÄSSIGEN BUCHFÜHRUNG!!!!!
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