Elektronische Übermittlung von Rechnungen
EU Mitgliedstaaten mussten mit Beginn des heurigen Jahres eine innerstaatliche Rechtsgrundlage schaffen, damit umsatzsteuerlich anerkannte Rechnungen auch auf elektronischem Wege versendet werden können.
In Österreich gibt es diese Möglichkeit dem Gesetzestext nach bereits seit Beginn des Jahres 2003. Allerdings bedurfte es dazu noch einer Verordnung des Finanzministers, die jetzt endlich vorliegt. Diese Verordnung enthält Verweise auf Bestimmungen des Signaturgesetzes, alternativ dazu auf eine Empfehlung der EU Kommission über den elektronischen Datenaustausch
Damit eine elektronische Rechnung dem Umsatzsteuergesetz entspricht, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes
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Neben der Zustimmung des Rechnungsempfängers ist es erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet ist. Sie können sich daher an einen Zertifizierungsdienst wenden, um sich für die Versendung von elektronischen Unterschriften entsprechend auszustatten. Im Wesentlichen genügt dafür ein PC mit Internetanschluss sowie ein mehr oder weniger aufwändiges Anmeldungsprozedere bei einem solchen Zertifizierungsdienst. Danach ist die Verwendung einfach zu handhaben, die Abwicklung kann per E-Mail erfolgen.
Kompatibilität der Systeme
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Aber auch eine andere Variante des elektronischen Datenaustausches ist möglich - allerdings sind dafür zusätzliche Systemvoraussetzungen erforderlich. Für den Datenaustausch zwischen Käufer und Verkäufer ist entsprechende Kompatibilität der Systeme notwendig, zudem muss ein zusammenfassendes Dokument in Papierform erstellt werden. Für Klein- und Mittelbetriebe wird daher in aller Regel der Weg zum Zertifizierungsdienst die Türe in Richtung E-Business und elektronische Versendung von Rechnungen öffnen.
"Lesbarmachung" ist zu gewährleisten
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Weder bei der inhaltlichen Ausgestaltung (Rechnungsmerkmale), noch bei der Aufbewahrungsfrist (diese beträgt nach wie vor grundsätzlich sieben Jahre) gibt es spezielle Vorschriften - bei elektronischen Rechnungen ist daher während der Aufbewahrungsfrist die "Lesbarmachung" zu gewährleisten.
Wenn Sie Ihre Rechnungen künftig gerne elektronisch ausstellen möchten, so stehen wir mit Rat und Tat gerne zur Verfügung.
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